Soirée de fin d’année d’entreprise : la filmer et en faire votre vidéo de vœux

La soirée de fin d’année réunit toute l’équipe une fois par an. Bien filmée, elle ne laisse pas seulement un souvenir : elle peut devenir votre vidéo de vœux de janvier, un extrait pour vos réseaux et une belle image de votre entreprise pour les futurs candidats. Voici comment s’y prendre, du choix de la date jusqu’à la diffusion, pour une soirée à Arras, Lille ou ailleurs dans les Hauts-de-France.

Pourquoi filmer votre soirée de fin d’année ?

Une soirée d’entreprise, c’est un concentré de ce qu’on cherche à montrer toute l’année : des visages détendus, une équipe soudée, des discours qui font le bilan. Autant d’images qu’on ne retrouve pas dans un tournage classique, où chacun pose un peu.

Avec une seule captation, vous obtenez plusieurs vidéos :

• Le souvenir pour les équipes : une vidéo de 1 à 3 minutes, partagée en interne, qui fait revivre la soirée à ceux qui étaient là.
• L’extrait pour les réseaux sociaux : 30 à 60 secondes en format vertical, idéal pour LinkedIn ou Instagram.
• La vidéo de vœux : les plus beaux moments de la soirée, un message de la direction, et vous souhaitez une bonne année à vos clients et partenaires.

Ces images servent aussi plus tard. Une équipe qui rit ensemble parle davantage à un candidat qu’une liste d’avantages : c’est tout l’intérêt d’une vidéo marque employeur.

Le bon calendrier, de la réservation aux vœux

Les soirées de fin d’année se concentrent sur quelques vendredis et samedis de fin novembre et de décembre. Les vidéastes ne peuvent être qu’à un seul endroit à la fois : mieux vaut s’y prendre tôt.

1. Octobre ou novembre : vous réservez le vidéaste, dès que la date et le lieu sont fixés.
2. Une à deux semaines avant : vous lui envoyez le programme de la soirée et la liste des moments à ne pas manquer.
3. Le soir J : tournage. Comptez une demi-journée de présence pour une soirée classique, une journée si elle suit un séminaire.
4. Dans les 10 à 20 jours ouvrés : montage et livraison. Une livraison express en 72 h est possible en option, si vous voulez un extrait avant les fêtes.
5. Début janvier : vous envoyez votre vidéo de vœux.

Pensez aux congés de fin d’année : entre Noël et le Nouvel An, il y a peu de jours ouvrés, chez vous comme chez votre vidéaste. Une soirée début décembre laisse le temps de valider la vidéo sereinement ; une soirée le 20 décembre demande d’anticiper la relecture.

Les moments à filmer en priorité

Une soirée dure plusieurs heures, mais la vidéo finale n’en garde que quelques minutes. Pour qu’elle soit réussie, le vidéaste doit savoir où être au bon moment :

• L’arrivée des invités et le lieu décoré, avant que la salle se remplisse.
• Le discours de la direction : une ou deux phrases fortes suffiront souvent pour la vidéo de vœux.
• Les remises de prix ou les surprises : un départ en retraite, un salarié mis à l’honneur, une animation.
• Des interviews flash de volontaires : « Votre meilleur souvenir de l’année ? », « Un vœu pour 2027 ? ».
• L’ambiance : les rires, les toasts, la piste de danse en début de soirée.

Préparez ces questions à l’avance et choisissez quelques personnes de services différents : la vidéo montrera toute l’entreprise, pas seulement la direction. Pour l’organisation, notre feuille de service de tournage vous aide à tout noter sur une page.

Transformer la soirée en vidéo de vœux

Une vidéo de vœux se regarde entre deux e-mails : elle doit être courte, avec un seul message et une fin claire. Une minute environ suffit. Une trame qui fonctionne bien :

1. Quelques plans de la soirée, en musique, pour poser l’ambiance.
2. Une phrase de la direction qui résume l’année écoulée.
3. Deux ou trois vœux de salariés, pris dans les interviews flash.
4. Le message final : « Toute l’équipe vous souhaite une belle année 2027 », avec votre logo.

Quelques détails font la différence. Ajoutez des sous-titres, car beaucoup de vidéos sont regardées sans le son sur les réseaux et au bureau : nous expliquons comment dans notre article pour sous-titrer une vidéo. Prévoyez aussi une version horizontale pour l’e-mail et votre site, et une version verticale pour les réseaux. Enfin, choisissez une musique sous licence : un tube connu peut faire bloquer ou rendre muette la vidéo sur YouTube et les réseaux sociaux.

Côté calendrier, l’usage veut qu’on présente ses vœux jusqu’à la fin janvier. Ce n’est pas une règle écrite, mais une vidéo envoyée en février risque de passer pour une formalité. Le mieux reste la première quinzaine de janvier, quand chacun reprend ses e-mails.

Salariés filmés : le droit à l’image

Une soirée d’entreprise reste un moment privé. Pour diffuser la vidéo d’une personne reconnaissable, il faut son accord écrit, et cela vaut aussi pour vos salariés. Quelques réflexes simples :

• Indiquez sur l’invitation que la soirée sera filmée et à quoi serviront les images.
• Faites signer une autorisation aux personnes interviewées ou filmées de près, si la vidéo est publiée en dehors de l’entreprise.
• Respectez le choix de ceux qui ne veulent pas apparaître : le vidéaste les évite au tournage, ou on les retire au montage.

Tout est détaillé dans notre article sur le droit à l’image dans une vidéo, avec un modèle d’autorisation gratuit à imprimer.

Nos formules pour votre soirée

• Couverture demi-journée (jusqu’à 4 h sur place) : à partir de 850 €.
• Couverture journée (jusqu’à 8 h sur place) : à partir de 1 450 €.
• Sur mesure (plusieurs jours ou plusieurs lieux) : Sur devis.

Pour une soirée seule, la demi-journée suffit en général ; si la soirée suit un séminaire ou une convention, la journée complète permet de tout couvrir. Découvrez nos réalisations sur la page vidéo événementielle, et pour choisir entre souvenir, aftermovie ou interviews, lisez quel format pour votre événement.