Conditions générales de vente

Ces conditions générales de vente s’appliquent à toutes les prestations d’ICE Studio, pour les particuliers (mariages notamment) comme pour les professionnels. Elles sont jointes à chaque devis.

Article 1 – Qui nous sommes et à qui s’appliquent ces conditions

ICE Studio, EURL au capital de 2 000 €, siège social : 82 rue d’Arras, 62123 Habarcq, SIREN 898 922 265, RCS Arras, TVA intracommunautaire FR64 898 922 265. Contact : guillaume@icestudio.fr · 06 77 20 62 21.

1.1 Champ. Ces conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à toutes les prestations d’ICE Studio : vidéo, photo, drone, motion design, montage, publicité, réseaux sociaux, ainsi qu’aux produits imprimés et objets fournis (cartes, albums, clés USB, coffrets, goodies…).

1.2 Deux types de clients.

• Client particulier : une personne qui commande pour elle-même, hors activité professionnelle (par exemple un couple pour son mariage). Le Code de la consommation le protège ; les articles qui le concernent spécialement le disent.
• Client professionnel : une entreprise, une association, une collectivité ou un indépendant qui commande pour son activité.

1.3 Mots utilisés. La « prestation » est le travail commandé. Les « livrables » sont ce qu’ICE Studio remet au client : films, photos, fichiers, produits. Les « rushs » sont les images brutes, non montées.

1.4 Acceptation. Ces CGV sont jointes à chaque devis et consultables sur icestudio.fr. Signer le devis, ou payer l’acompte, vaut acceptation des CGV en vigueur à cette date. Si le devis prévoit une règle différente, c’est le devis qui s’applique. Les conditions d’achat du client ne s’appliquent que si ICE Studio les accepte par écrit.

Article 2 – Devis, réservation de la date et acompte

2.1 Devis. Chaque prestation fait l’objet d’un devis détaillé, valable 30 jours. Une estimation faite sur le simulateur du site n’est pas un devis : elle donne un ordre de prix. Le devis peut être signé à la main ou électroniquement.

2.2 Réservation de la date. La date est réservée pour le client dès réception du devis signé et de l’acompte. Avant cela, ICE Studio peut accepter une autre demande pour la même date.

2.3 Acompte. À la signature, le client verse un acompte de 30 % du prix total TTC, sauf autre montant prévu au devis. Les sommes versées à l’avance sont un acompte et non des arrhes : le contrat est ferme pour les deux parties. Si l’une d’elles annule, les articles 7 et 8 s’appliquent.

2.4 Modifications. Le client peut demander d’ajouter des heures ou des options : elles font l’objet d’un complément de devis. S’il demande au contraire de réduire la prestation après la signature, la partie retirée est traitée comme une annulation partielle (article 7).

Article 3 – Prix, frais et paiement

3.1 Prix. Les prix sont en euros. Pour les particuliers, ils sont indiqués TTC ; pour les professionnels, HT, avec la TVA en plus au taux en vigueur. Le prix du devis signé ne change plus, sauf ajout demandé par le client.

3.2 Ce qui est compris ou non.

• Déplacement : compris dans le Nord et le Pas-de-Calais. Ailleurs, des frais kilométriques sont facturés depuis Arras, aller et retour, selon le barème kilométrique fiscal en vigueur pour une voiture de 7 CV et plus (0,697 € par km en 2026). Ce tarif ne comprend ni les péages, ni le stationnement, ni l’hôtel : ils sont facturés en plus.
• Nuit d’hôtel : à la charge du client si le lieu est à plus de 150 km d’Arras, ou si la prestation se termine après 1 h du matin à plus de 80 km.
• Repas (mariages et événements de plus de 6 h) : le client prévoit un repas pour le vidéaste, servi en même temps que les invités. À défaut, un forfait de 25 € est facturé.
• Heures en plus le jour J : si le client demande de prolonger, chaque demi-heure commencée est facturée 45 € TTC (90 € de l’heure), sauf autre tarif au devis.

3.3 Paiement d’un mariage.

1. 30 % à la signature (acompte).
2. 30 % au plus tard 7 jours avant le mariage.
3. Le solde à la validation du film, avant l’envoi des fichiers définitifs en haute qualité.

3.4 Paiement d’une prestation professionnelle. Selon le devis. À défaut : 30 % à la commande, le solde à la livraison. Les factures sont payables à réception, au plus tard 30 jours après leur date. Aucun escompte n’est accordé pour un paiement anticipé.

3.5 Moyens de paiement. Virement, chèque, ou espèces dans la limite fixée par la loi (1 000 € pour un particulier résidant en France).

3.6 Retard de paiement.

• Tant que tout n’est pas payé, ICE Studio peut garder les fichiers définitifs et les produits commandés. Ils restent sa propriété jusqu’au paiement complet.
• Mariage : si le deuxième versement n’est pas reçu 48 h avant le mariage malgré une relance écrite, ICE Studio peut ne pas assurer la prestation. C’est alors traité comme une annulation par le client (article 7).
• Particuliers : après une relance écrite restée sans réponse 8 jours, les sommes dues portent intérêt au taux légal.
• Professionnels : tout retard entraîne, sans relance, des pénalités égales à trois fois le taux d’intérêt légal et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L441-10 du Code de commerce).

Article 4 – Droit de rétractation des particuliers

4.1 Quand il s’applique. Le client particulier qui signe à distance (devis envoyé par e-mail, site, téléphone) ou en dehors des locaux d’ICE Studio (chez lui par exemple) peut changer d’avis pendant 14 jours après la signature, sans avoir à se justifier ni à payer de frais.

4.2 Quand il ne s’applique pas.

• Contrat signé sur un salon ou une foire (par exemple un salon du mariage). Cette absence de délai est affichée sur le stand et rappelée sur le devis.
• Contrat signé dans les locaux d’ICE Studio.
• Produits fabriqués selon les choix du client (impressions personnalisées, objets gravés…).
• Prestation entièrement réalisée avant la fin des 14 jours, à la demande expresse du client.

4.3 Comment se rétracter. En envoyant le formulaire en annexe, ou tout message clair, à guillaume@icestudio.fr ou par courrier au siège social. ICE Studio rembourse toutes les sommes versées dans les 14 jours, par le même moyen de paiement.

4.4 Prestation commencée pendant le délai. Si le client demande par écrit que le travail commence avant la fin des 14 jours (par exemple un mariage très proche), il peut toujours se rétracter, mais il paie la part déjà réalisée.

4.5 Après les 14 jours. Une annulation suit les règles de l’article 7.

Article 5 – Préparation : ce que le client doit fournir et délais de réponse

5.1 Mariage : au plus tard 30 jours avant, le client transmet :

• le déroulé de la journée (horaires, lieux et adresses) ;
• le nom et le téléphone d’un référent sur place (témoin, wedding planner…) ;
• les moments et les personnes à ne pas manquer ;
• ses envies pour le film (style, musiques, discours).

Il vérifie aussi que les lieux autorisent le tournage et le drone (église, mairie, salle). Les rendez-vous de préparation en visio prévus au devis servent à caler tout cela.

5.2 Prestation professionnelle. Le client fournit le brief, ses éléments (logos, textes, musiques sous licence, accès aux sites) et un interlocuteur unique. Il obtient les autorisations nécessaires (lieux, droit à l’image de ses salariés et participants).

5.3 Client qui ne répond pas avant le tournage.

1. ICE Studio relance par écrit (e-mail ou SMS).
2. Sans réponse 15 jours après cette relance, ou si la réponse arrive moins de 7 jours avant la date, ICE Studio tourne avec les informations dont il dispose.
3. ICE Studio n’est alors pas responsable d’un moment manqué, d’un retard ou d’un oubli dû à une information absente ou fausse. Le prix reste dû en entier.

5.4 Projet professionnel en pause. Si le client ne répond plus pendant 3 mois malgré deux relances écrites, ICE Studio peut clôturer le projet. Le travail déjà fait est facturé, et au minimum l’acompte reste acquis.

5.5 Après la livraison. Les délais pour valider le film et télécharger les fichiers sont aux articles 9 et 11.

Article 6 – Le jour du tournage

6.1 Horaires. La durée de présence est celle du devis, à partir de l’heure convenue. Un retard du côté du client (préparatifs, cérémonie décalée) est décompté de cette durée. Les heures en plus demandées sur place suivent l’article 3.2.

6.2 Choix artistiques. ICE Studio filme et monte dans le style de ses réalisations, visibles sur icestudio.fr. Il choisit les plans, la musique et le rythme du montage. Il fait au mieux pour capter les moments importants, sans pouvoir garantir que chaque invité ou chaque instant apparaîtra dans le film.

6.3 Drone. Les images aériennes dépendent de la réglementation (zones interdites, distances), de la météo (vent, pluie), de l’accord du lieu et de la sécurité des personnes. Le télépilote décide seul de voler ou non. Si le drone ne peut pas voler pour l’une de ces raisons, le prix n’est pas réduit.

6.4 Météo et lieux. La pluie, une lumière faible, les règles d’un lieu (église interdisant de se déplacer, par exemple) ou d’autres prestataires (photographe, éclairages du DJ) peuvent limiter les images. ICE Studio s’adapte, mais n’en est pas responsable.

6.5 Pause repas. Pour une présence de plus de 6 h, le vidéaste prend une pause repas d’environ 45 minutes, en général pendant le dîner. Elle est comprise dans la durée.

6.6 Sécurité. ICE Studio peut interrompre le tournage si la sécurité de son équipe ou de son matériel est menacée (comportement violent, situation dangereuse). Les heures prévues restent dues.

Article 7 – Annulation ou report par le client

7.1 Comment annuler. Par écrit, à guillaume@icestudio.fr ou par courrier. La date de réception compte.

7.2 Annulation d’un mariage. Une date de mariage réservée est refusée à d’autres couples et se revend très difficilement à l’approche du jour J. La préparation commence aussi dès la réservation. L’indemnité d’annulation est donc un pourcentage du prix total TTC, selon la date de l’annulation :

Si le client a déjà versé plus que l’indemnité, ICE Studio rembourse la différence sous 14 jours. S’il a versé moins, il paie la différence.

7.3 Geste de bonne foi. ICE Studio peut toujours proposer mieux : un report, un avoir ou un remboursement plus large, par exemple si la date est reprise par un autre couple. En cas de décès d’un proche parent ou d’hospitalisation de l’un des mariés (sur justificatif), ICE Studio propose un report sans frais dans les 18 mois.

7.4 Report de la date d’un mariage. Un report demandé plus de 6 mois avant le mariage n’est pas une annulation si la nouvelle date est libre et se situe dans les 18 mois suivants. Les sommes versées sont reportées, le prix du devis est maintenu, une seule fois. À défaut, le barème de l’article 7.2 s’applique, calculé sur la date d’origine.

7.5 Annulation d’une prestation professionnelle. Sauf autre règle au devis :

Le travail déjà réalisé (écriture, motion design, montage, achats) est facturé en plus s’il dépasse ces montants. Un report demandé plus de 8 jours avant le tournage est accepté sans frais une fois, pour une date dans les 3 mois.

7.6 Annulation partielle. Si le client réduit la prestation (moins d’heures, option retirée), le même barème s’applique au prix de la partie retirée.

Article 8 – Annulation par ICE Studio et force majeure

8.1 Empêchement du vidéaste. En cas de maladie, d’accident ou de décès d’un proche empêchant le vidéaste prévu d’être présent, ICE Studio prévient le client au plus vite. Il propose un vidéaste de son réseau, de niveau équivalent, aux mêmes conditions ; le montage reste fait par ICE Studio. Si le client refuse ce remplacement, ou si aucun n’est possible, ICE Studio rembourse toutes les sommes versées sous 14 jours.

8.2 Annulation par ICE Studio sans raison valable. ICE Studio rembourse toutes les sommes versées sous 14 jours. Il verse en plus au client une indemnité égale à celle que le client aurait due s’il avait annulé à la même date (barème de l’article 7). C’est la contrepartie légale des frais d’annulation demandés au client.

8.3 Force majeure. Un événement imprévisible et impossible à surmonter, indépendant des deux parties, libère chacune de ses obligations : catastrophe naturelle, épidémie avec interdiction de rassemblement, décision des autorités, lieu détruit. On cherche d’abord un report sans frais dans les 18 mois. Si aucun report n’est possible, ICE Studio rembourse les sommes versées pour la partie non réalisée. La météo défavorable n’est pas un cas de force majeure.

Article 9 – Livraison, validation et délais des vidéos et photos

9.1 Délais maximums. ICE Studio livre souvent plus tôt, mais s’engage sur ces dates limites :

9.2 Délais prolongés. Les délais sont allongés du temps que met le client à fournir un élément, à répondre, à valider ou à payer, et de la durée d’un cas de force majeure.

9.3 Retard.

• Tant que la date limite est respectée, le client ne peut demander ni remise, ni réduction de facture, ni remboursement.
• Particuliers : si la date limite est dépassée, le client peut demander par écrit une livraison dans un délai supplémentaire raisonnable. Sans livraison à l’issue de ce délai, il peut annuler la partie non livrée et en être remboursé, comme la loi le prévoit.
• Professionnels : les délais sont indicatifs. Un retard ne donne lieu à aucune pénalité ni réduction de prix. Le client ne peut annuler que si le retard dépasse 60 jours après une mise en demeure restée sans effet.

9.4 Prévisualisation et validation d’un mariage. ICE Studio envoie un lien privé pour regarder le film. Le client dispose de 15 jours pour demander, en une seule fois, une série de retouches comprise dans le prix (musique, coupes, ordre de quelques plans). Un remontage complet ou un changement de style n’en fait pas partie. D’autres retouches sont facturées 60 € TTC de l’heure. Sans réponse sous 15 jours, le film est validé : le solde est dû et les fichiers définitifs sont envoyés après paiement.

9.5 Validation d’une vidéo professionnelle. Le devis précise le nombre d’allers-retours compris (deux à défaut). Le client répond à chaque version sous 8 jours ouvrés ; sans réponse, la version est validée.

9.6 Défaut technique. Un fichier illisible, un son absent ou une erreur de livraison signalés dans les 15 jours sont corrigés sans frais. Une question de goût après validation n’est pas un défaut.

Article 10 – Produits imprimés, goodies et supports

10.1 Fabrication par des partenaires. Les produits imprimés et objets (cartes, affiches, albums, clés USB, coffrets, goodies) sont fabriqués et transportés par des partenaires d’ICE Studio.

10.2 Bon à tirer. Avant fabrication, le client reçoit une épreuve (« bon à tirer ») et la valide par écrit. Une fois validée, une faute d’orthographe, une date, un nom ou une mise en page erronés sont sous sa responsabilité ; une réimpression est facturée.

10.3 Couleurs et matières. De légères différences entre l’écran et l’impression, entre deux séries ou sur des matières naturelles sont normales et ne sont pas un défaut.

10.4 Délais. Les délais de fabrication et de transport dépendent des partenaires. ICE Studio indique une date limite qui inclut une marge.

• Tant que la date limite est respectée, le client ne peut demander ni remise, ni réduction de facture, ni remboursement.
• Particuliers : si la date limite est dépassée et qu’une relance écrite reste sans effet après un délai supplémentaire raisonnable, le client peut annuler le produit concerné et en être remboursé. Le reste de la prestation est dû.
• Professionnels : les dates sont indicatives ; un retard ne donne lieu à aucune pénalité, réduction ou annulation.
• Un produit attendu pour une date précise (mariage, événement) doit être commandé et son bon à tirer validé au moins 8 semaines avant. Au-delà, ICE Studio fait au mieux sans garantir la livraison à temps.

10.5 Réception. Le client vérifie le colis devant le livreur et note ses réserves sur le bon de livraison. Il signale un colis abîmé ou incomplet dans les 3 jours, avec photos. Pour un particulier, ICE Studio gère la réclamation auprès du transporteur et relance la fabrication si besoin.

10.6 Quantités (professionnels). Selon l’imprimeur, la quantité livrée peut varier légèrement (jusqu’à 5 %) et est facturée au réel.

10.7 Défaut de fabrication. Signalé dans les 8 jours avec photos, il donne lieu à une réimpression ou au remboursement du produit concerné. Les particuliers gardent en plus les garanties légales de conformité et des vices cachés.

Article 11 – Conservation des fichiers et responsabilité après livraison

11.1 Livraison des fichiers. Les fichiers définitifs sont envoyés par un lien de téléchargement sécurisé, valable 30 jours, ou remis sur clé USB ou coffret si c’est prévu au devis. Les rushs sont livrés tels qu’ils ont été filmés : non triés, non retouchés. Les fichiers de travail (projets de montage, sources de motion design) ne sont pas livrés, sauf mention au devis.

11.2 À partir de la livraison, les fichiers sont sous la responsabilité du client. Dès l’envoi du lien ou la remise du support, le client doit :

1. télécharger les fichiers avant l’expiration du lien ;
2. vérifier qu’ils s’ouvrent correctement (article 9.6) ;
3. en garder au moins deux copies sur des supports différents (par exemple un disque dur et un stockage en ligne).

ICE Studio n’est pas responsable d’une perte, d’un effacement, d’une détérioration ou d’un vol des fichiers ou du support après la livraison, ni d’un lien non téléchargé à temps.

11.3 Archives d’ICE Studio. ICE Studio garde une copie de ses projets aussi longtemps que possible, et au minimum :

Cette conservation est un service offert. Elle ne remplace pas les copies du client et ne crée aucune obligation au-delà de ces durées. Passé ces durées, les fichiers peuvent être effacés sans prévenir.

11.4 Fichiers perdus par le client. Pendant les durées ci-dessus, ICE Studio peut renvoyer les fichiers, sur devis selon le temps nécessaire. Après ces durées, ICE Studio ne garantit plus d’en avoir une copie : les fichiers doivent être considérés comme perdus. Si une copie existe encore, un nouvel envoi peut être proposé, aux mêmes conditions.

Article 12 – Matériel, casse et sécurité

12.1 Précautions d’ICE Studio. ICE Studio travaille avec du matériel professionnel entretenu. Il enregistre sur deux cartes quand la caméra le permet, emporte une caméra et des batteries de secours, et copie les rushs sur deux disques au plus tard le lendemain du tournage.

12.2 Casse causée par le client ou ses invités. Si le matériel d’ICE Studio est cassé, perdu ou volé du fait du client, de ses invités ou de ses prestataires (choc, boisson renversée, enfant, chute), la réparation ou le remplacement est facturé au client, sur devis et photos. Le client peut ensuite se retourner contre la personne responsable ou son assurance.

12.3 Matériel confié au client. Le matériel prêté ou loué au client est sous sa garde de la remise jusqu’au retour. Il est rendu propre, complet et en bon état, à la date prévue. Une casse, une perte ou un vol est facturé au prix de la réparation, ou du remplacement par un matériel équivalent. Un dépôt de garantie peut être demandé au devis.

12.4 Panne malgré les précautions. Si une partie des images est perdue à cause d’un incident technique, ICE Studio livre avec les images restantes. Il rembourse la part du prix correspondant à ce qui n’a pas pu être livré. Pour les particuliers, cette règle s’ajoute aux droits prévus par la loi, sans les réduire.

12.5 Supports livrés. Les clés USB, disques et coffrets fournis bénéficient des garanties légales. Le client vérifie le support à la réception et le signale dans les 15 jours s’il ne fonctionne pas.

Article 13 – Responsabilité d’ICE Studio

13.1 Obligation de moyens. ICE Studio met tout son savoir-faire au service de la prestation. Le rendu artistique d’un film ne peut pas être garanti au sens d’un résultat précis.

13.2 Ce dont ICE Studio ne répond pas.

• Les situations décrites aux articles 5, 6 et 8 (informations manquantes, météo, règles des lieux, force majeure).
• Les actes de tiers : lieu de réception, autres prestataires, transporteurs, hébergeurs de fichiers.
• Les éléments fournis par le client (logos, textes, musiques, images) : il garantit en avoir les droits.
• L’usage que le client fait des vidéos après livraison, et les règles des plateformes (compression, recadrage, blocage d’une musique, refus d’une publicité).

13.3 Clients professionnels. La responsabilité d’ICE Studio est limitée au montant payé pour la prestation concernée. Elle ne couvre pas les dommages indirects (perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou d’image), sauf faute lourde ou intentionnelle.

13.4 Clients particuliers. ICE Studio répond de ses manquements dans les conditions prévues par la loi. Aucune clause de ces CGV ne réduit les droits que la loi accorde au consommateur.

Article 14 – Droits d’auteur, droit à l’image et musique

14.1 Ce que le client peut faire des vidéos. ICE Studio est l’auteur des films et photos. Après paiement complet, le client peut les utiliser ainsi :

Mentionner ICE Studio en crédit lors d’une publication est apprécié.

14.2 Utilisation par ICE Studio.

• Mariage : ICE Studio n’utilise des extraits pour présenter son travail (site, réseaux sociaux, salons, publicités en ligne) que si le couple a coché la case prévue sur le devis. Le couple peut retirer cet accord à tout moment, pour les publications à venir.
• Professionnel : ICE Studio peut montrer la réalisation dans son portfolio, sauf refus écrit du client ou confidentialité prévue au devis.

14.3 Personnes filmées. Le client prévient ses invités ou participants qu’un vidéaste sera présent. Il signale à l’avance les personnes qui ne souhaitent pas apparaître. Un client professionnel recueille l’accord de ses salariés et participants.

14.4 Musique. Les films utilisent des musiques sous licence, pour les usages prévus. Une chanson du commerce demandée par le client est réservée à un usage privé : sa publication en ligne peut être bloquée ou rendue muette par les plateformes, sans responsabilité d’ICE Studio. La déclaration d’une diffusion publique (Sacem) incombe au client.

Article 15 – Données personnelles, réclamations, médiation et litiges

15.1 Données personnelles. Les données du client servent à préparer, réaliser et facturer la prestation. Leur traitement est décrit dans la politique de confidentialité : icestudio.fr/politique-de-confidentialite/.

15.2 Réclamation. Toute réclamation est adressée par écrit à guillaume@icestudio.fr. ICE Studio répond sous 15 jours.

15.3 Médiation (particuliers). Si la réclamation écrite n’a pas abouti, le client particulier peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation, dans l’année qui suit sa réclamation. Les coordonnées du médiateur d’ICE Studio seront indiquées sur cette page.

15.4 Droit applicable et tribunal. Ces CGV sont soumises au droit français. Avec un client professionnel, tout litige relève des tribunaux d’Arras. Avec un particulier, le tribunal compétent est celui que prévoit la loi.

15.5 Clause nulle. Si une clause de ces CGV est jugée non valable, les autres continuent de s’appliquer.

Annexe – Formulaire de rétractation

À remplir et renvoyer uniquement si le client particulier souhaite se rétracter (article 4). C’est le modèle prévu par le Code de la consommation.

À l’attention d’ICE Studio, 82 rue d’Arras, 62123 Habarcq, guillaume@icestudio.fr :

Je / nous () vous notifie / notifions () par la présente ma / notre () rétractation du contrat portant sur la prestation de services () / la vente du bien (*) ci-dessous :

Commandé le () / reçu le () :

Nom du (des) consommateur(s) :

Adresse du (des) consommateur(s) :

Signature du (des) consommateur(s) (uniquement en cas d’envoi sur papier) :

Date :

(*) Rayez la mention inutile.